Fakturazio Elektronikoa

Iazko uda ezkeroztik, administrazio ezberdinekin lan egiten duten hornitzaileak (empresa handiak) faktura elektronikoa erabiltzera behartuak daude, administrazioarekin lan egiteko. Aurtengo urrian espero da neurri guztitako hornitzaileentzat izango dela derrigorrezkoa.
Hau dela eta, Gipuzkoako Bazkundean urteak daramagu fakturazio elektronikoaren erabilera bultzatzen enpresen artean, eta are gehiago oraingo honetan. Horregatik egokia iruditu zaigu artikulu hau idaztea zertan den argitzeko itxaropenarekin.

1.- Zer da faktura bat?
Produktu edo zerbitzu bat entregatu dela adierazten duen dokumentu bat da; gainera, entrega horren data eta zenbatekoa den ordaina ere azaltztzen dira.
Fakturan, igorlearen eta hartzailearen datuak, produktu edo zerbitzuaren xehetasunak, aleko prezioa, guztizko prezioa, deskontuak eta zergak ere azaldu behar dira.
Berez, produktu edo zerbitzu baten entregaren frogagiri fiskaltzat jotzen da.

2.- Zer da faktura elektronikoa?
Igorlearen eta hartzailearen arteko faktura baten igorpena baliabide elektroniko (artxibo informatikoa) eta telematiko (ordenagailu batetik bestera) bidez egiten dena eta ziurtagiri digital batekin sinatuta, fakturazio elektronikoa dela esaten da. Paperean egindako faktura arrunta baten balio juridiko berbera duena. Hau da, paperean egindako faktura bat bezala da,;diferentziak: sinadura digitala eta igorpen elektronikoa.
Beraz, hiru kontzeptu bereiztu behar ditugu:
- Ziurtagiri digitala, sinatzeko dugun ahalmena (txarteal edo artxibo batetan kokatua)
- Sinadura elektronikoa, sinatzaile baten bidez ziurtagiri horren datuak dokumentu batetan ezartzen ditugu.
- Faktura elektronikoa, sinatu daiteken dokumrntu horietako bat.
Hau dena kontuan edukita, faktura elektronikoa baliabide elktroniko bidez sortutako formatu-elektronikozko zerga-dokumentu bat da, paperean sortzen genuen dokumenturan ordezkoa, eta honen lege-balio berdina bainan ziurtasun handiago duena.
Factura elektronikoak zenbait formatutan sortu daitezke: XML, PDF, html, doc, xls, etab. beti ere bere edukia mantentzen badu eta sinadura eransterik badu ere; gainera, hartzaileak irakurtzeko aukera izan behar du, horretarko ados jarri behar dira igorlea eta hartzailea.

3.- Zertarako faktura elektronikoa?
Faktura elektronikoa ez da moda bat, prozesu baten hobekuntza baizik. Prozesu hau enpresa baten salmenta eta erosketen finantza-kudeaketaren barne dagoen elementu bat da. Prozesu hau elektronikoki ondo kudeatua egon ezkero, errazago izango da fakturazio elektronikoa ezartzea, eta handiagoak prozesu honen onurak.

Gaur egungo prozesu orokorrena hau da:
Sorrera Elektronikoa -> Inprimatzea -> Tolestatzea-> Kartazalean sartzea-> Zigilua jartzea ->
-> Igorpena -> Artxibatzea -> Bezeroak hartzea
Fakturazioa elektronikoan:
Sorrera elektronikoa -> Sinadura elektronikoa -> Igorpen elektronikoa -> Artxibatze elektronikoa -> Harrera elektronikoa
Egin duguna balio eransten ez duten zeregin guztiak kendu da. Hau zenbat eta automatikoagoa izan, inbertsio handiagoa bainan onura handiagoa ere. Mota eta prezio guztitako soluzioak badaude; horrek ez gaitu ikaratu behar sistema berria ezartzeko orduan.

4.- Eta hartzaileak zer?
Hartzaileak faktura formatu digitalean jasotzen du , sinadura balioztatu eta formatu horretan gorde behar du ere, ez bait du baliorik inprimatzen badu eta paperean gorde. Horretarako ere badira soluzioak (XML formatua erabiliaz) bere kudeaketa-aplikazioak onartzen badu, honela informazio guztia integratzen bait da automatikoki bezeroaren sisteman, sarritan izaten diren akatsak desagertuz.

5.- Sistemaren abantailak
• Kostu aurrezkia, bai igorlearen aldetik, baita hartzailearen aldetik ere, papera desagertzen bait da, igorpen elektronikoak ez dauka kosturik gaur egun, posta-igorpenak odea bai, eskuz egiten diren zereginak desagertzen dira, etab.
• Eraginkortasuna hobetzen da, lehen esan dugun bezala, eskuz egiten diren zereginak desagertzen badira, badago giza baliabide horiek beste zeregin emankorretara bideratzea.
• ERPekin integrazioa (Enterprise Resource Planning edo Enpresa Baliabideen Plangintza):
Orain arte elektronikoki egiten den prozesua berdina da. Klik bat eta faktura sortu eta bidaltzen da. Hartzaileak sartu ditzakete datuak zuzenean bere aplikazioan.
• Diruzaintzaren optimizazioa: zenbat eta esku gutxiago sartu, akats gutxiago. Integrazio honek idazpenen koadraketa eta dokumentuen konparazioa automatikoki egin dezake.
• Faktura aurkitzea eta daukan informazioa lortzea askoz ere azkarragoa da, paperean artxibatuta balego baino.

6.- Teknologia
Teknolgi aldetik kontuan eduki behar dena da:
- Formatuak
- Ziurtagiri Digitalak
- Softwarea.
Formatuak, gorago esan dugun bezala, edozein izan daiteke (.pdf, .doc, .xls, .html, .xml, …), bainan gomendatzen dena fitxero estandar eta erabilera hedatua duen batetan izatea da.
PDFa oso erabilia da, eta irakurtzeko Adobe Reader , Interneten doan lortu daiteken programa, nahikoa da, horregatik gomendagarriena da.
Integrazioari begira, XML da hedatuena (Estatu Espainiarrean Facturae formatuan; Europan UBL formatuan).
Ziurtagiri Ditalaren aldetik, Espainiako Agencia Tributarian erregistratuta dauden Ziurtapen Agintariak igortzen dituzten ziurtagiriak erabil daitezke.
Erabilienak, empresa mailan, Camerfirma, Merkatal Ganbaren enpresak jaulkitutakoak, edo EAE mailan, Izenperenak.
Softwarea, badaude soluzio doan banatzen direnak, merkeak, garestiak, … Aukera haundia dago hemen horretaz idazteko.

Argibide gehiago nahi ezkero, Gipuzkoako Bazkudean badugu enpresari laguntzeko diagnostiko bat egiten duen zerbitzu bat, batere konpromezurik gabe.
Deitu 943000285 telefonora edo bidali zure mezua xtxokarro@camaragipuzkoa.com helbidera.